Wie kann die administrative Komplexität im Zusammenhang mit Leasing- und Mietverträgen vereinfacht werden?
Veröffentlicht am
3/4/2025
Wie kann die administrative Komplexität im Zusammenhang mit Leasing- & Langzeitmietverträgen vereinfacht werden?
Die Verwaltung von Leasing- und Langzeitmietverträgen stellt für Unternehmen, insbesondere in der Automobilbranche, im Bankensektor oder im Einzelhandel, oftmals ein großes administratives Problem dar. Jeder unterzeichnete Vertrag erzeugt einen umfangreichen Satz an Dokumenten und Verfahren, die befolgt werden müssen, wodurch die tägliche Verwaltung schnell zu einer Reihe von sich wiederholenden und besonders zeitraubenden Aufgaben wird. Diese komplexen Verwaltungsprozesse erfordern ständige Aufmerksamkeit, wodurch das Risiko menschlicher Fehler und Verzögerungen bei der Nachverfolgung steigt und erhebliche zusätzliche Betriebskosten entstehen. Laut einer Studie von Deloitte verbringen Unternehmen bis zu 20 % ihrer Gesamtarbeitszeit mit diesen Verwaltungsaufgaben (Quelle: Deloitte, 2022). Um wettbewerbsfähig und agil zu bleiben, müssen Unternehmen unbedingt konkrete Lösungen wie eine leistungsfähige Leasingverwaltungssoftware identifizieren, um ihre administrative Verwaltung von Leasing- und Mietverträgen flüssiger zu gestalten und zu optimieren. In diesem Artikel untersuchen wir, wie Automatisierung diese Prozesse radikal vereinfachen, die Kosten senken, wertvolle Zeit sparen und die Kundenzufriedenheit steigern kann.
Welche zeitraubenden Verwaltungsaufgaben gibt es bei Leasing und Mietkauf?
Die administrative Verwaltung im Zusammenhang mit Leasing- und Mietverträgen bringt eine Vielzahl von Aufgaben mit sich, die die Teams stark belasten und sie daran hindern, sich auf strategische Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren. Zu diesen Aufgaben gehören u. a. :
- Dokumentenmanagement: Diese Tätigkeit umfasst den Empfang, die Bearbeitung, die Archivierung und die regelmäßige Ablage zahlreicher Dokumente wie Verträge, Zusatzvereinbarungen, Identitätsdokumente, Finanzbelege und andere Nebendokumente. Die Schwierigkeit bei der Dokumentenverwaltung besteht insbesondere darin, dass diese Dokumente gesetzlich mehrere Jahre lang aufbewahrt werden müssen, wodurch ein schneller und genauer Zugriff bei internen oder externen Audits unerlässlich ist.
- Regelmäßige Vertragsüberwachung: Die genaue Überwachung von Zahlungsterminen, Vertragsverlängerungen und Fahrzeugrückgaben ist eine ständige Aufgabe, die Wachsamkeit und Genauigkeit erfordert. Die Teams müssen häufig Kunden mahnen, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, und die vertraglich vereinbarten Nutzungsbedingungen sorgfältig überwachen, was eine erhebliche Arbeitsbelastung darstellt.
- Sich wiederholende Aufgaben mit geringem Mehrwert: Die manuelle Eingabe von Daten in Informationssysteme, die regelmäßige Erstellung von Rechnungen und die wiederkehrende Kommunikation (E-Mails, Briefe) mit Kunden sind besonders zeitraubende Aufgaben, die häufig zu Fehlern führen. Laut PwC können diese administrativen Fehler bis zu 10 % der Betriebskosten eines Unternehmens ausmachen (Quelle: PwC, 2021). Diese zeitraubenden Vorgänge senken die Gesamtproduktivität erheblich und hindern die Teams daran, sich voll und ganz auf die für die Entwicklung des Unternehmens wichtigen Aufgaben im Bereich Vertrieb oder Kundenbindung zu konzentrieren.
Angesichts dieser Herausforderungen ist es für die Akteure im Bereich Leasing und Langzeitmiete unerlässlich, ihre Herangehensweise an die Vertragsverwaltung grundlegend zu überdenken, um an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu gewinnen.
Verwaltungsautomatisierung als Lösung
Die Automatisierung der Verwaltung ist eine sinnvolle und wirksame Antwort auf die schwerfälligen Verwaltungsaufgaben im Leasing und in der Langzeitmiete. Sie ermöglicht es, den Ansatz der täglichen Verwaltung der Verträge durch mehrere Hebel radikal zu verändern:
- Deutliche Fehlerreduzierung: Durch den Einsatz einer automatisierten Lösung werden menschliche Eingriffe bei sich wiederholenden Aufgaben drastisch eingeschränkt. Dies verringert das Risiko von Eingabefehlern oder erheblichen Auslassungen und sorgt so für eine höhere Zuverlässigkeit der verarbeiteten Informationen. Eine höhere Zuverlässigkeit trägt dazu bei, das Vertrauensverhältnis zu Kunden und Partnern zu stärken.
- Reibungslosere Verwaltungsprozesse: Durch die Automatisierung der Dokumentenverwaltung, der Vertragsüberwachung und wiederkehrender Aufgaben werden die Prozesse reibungsloser und transparenter. Informationen fließen schneller und effizienter zwischen den verschiedenen Abteilungen, was zu einer besseren internen Koordination und einer schnelleren Reaktion auf Kundenanfragen führt.
- Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung: Durch Automatisierung werden Teams von lästigen und sich wiederholenden Aufgaben befreit, sodass sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Geschäftsentwicklung, Produktinnovation oder Verbesserung der Kundenerfahrung konzentrieren können. Eine Studie von McKinsey ergab, dass die Produktivität von Teams durch Verwaltungsautomatisierung um 20-30 % gesteigert werden kann (Quelle: McKinsey, 2021).
Durch die Integration einer Automatisierungslösung wie der einzigen digitalen SaaS-Plattform der neuesten Generation für Multi-Finanzierung und Multi-Produkte Leas@ positionieren sich die Akteure des Leasing- und Mietmarktes strategisch, um die Erwartungen des Marktes effizient zu erfüllen und gleichzeitig ihre betriebliche Rentabilität zu optimieren.
Konkretes Beispiel: Die mit Leas@ erzielte Vereinfachung
Nehmen wir das konkrete Beispiel eines Autohändlers, der vor kurzem die von uns entwickelte Leas@-Plattform eingeführt hat. Vor der Integration von Leas@ hatte dieser Händler große Schwierigkeiten bei der administrativen Verwaltung seiner Leasingverträge: schwerfällige Dokumentation, häufige Fehler und lange Verzögerungen bei der Durchführung der vertraglichen Nachverfolgung.
Nach der Einführung der SaaS-Lösung Leas@ wurden sofort signifikante Ergebnisse erzielt:
- 60% weniger Zeitaufwand für die Dokumentenverwaltung: durch automatisierte Ablage und digitale Archivierung.
- 75 % weniger Verwaltungsfehler: Da durch die Automatisierung weniger Menschen in sich wiederholende Prozesse eingreifen mussten.
- Erhebliche finanzielle Einsparungen: geringere Personalkosten und kürzere Durchlaufzeiten ermöglichen eine bessere Kontrolle der Gewinnspannen.
Nach Aussage des Verwaltungsleiters dieses Autohändlers: "Dank Leas@ können sich unsere Teams jetzt auf strategischere Aufgaben konzentrieren, und wir haben die Zufriedenheit unserer Kunden deutlich verbessert."
Schlussfolgerung
Die Vereinfachung der administrativen Verwaltung des Leasings ist eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit und betriebliche Effizienz optimieren wollen. Durch Automatisierung, insbesondere mit einer spezialisierten Lösung wie Leas@, lassen sich nicht nur der mit diesen Aufgaben verbundene Zeit- und Kostenaufwand erheblich reduzieren, sondern auch die Kundenzufriedenheit und die Gesamtrentabilität deutlich verbessern.
Quellen, die in unserem Artikel zitiert werden :
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Es ist Weihnachten: "Leasing hat eine gute Zukunft".
Bildnachweis Hamza NOUASRIA unsplash.com
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